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Ser productivo no es estar ocupado

Hoy te traigo un súper artículo para que entiendas que ser productivo no es estar ocupado. Hacer muchas cosas durante el día, no tiene nada que ver con productividad, pero vamos a verlo más detenidamente. Así que empecemos por el principio.

¿Qué es eso que llaman Productividad?

De entrada decirte, que no te hablaré de conceptos, sino de vivencias que después de ser reflecionadas, me han llevado a la conclusión del título de este artículo: Ser productivo no es estar ocupado.

Cuando pensamos en nuestra productividad personal, me estoy refiriendo a si verdaderamente estamos aprovechando bien nuestro tiempo. Si realmente ponemos el foco en lo importante y lo priorizamos.
Me refiero, en definitiva, a si de verdad nuestro tiempo es productivo y rentable o, por el contrario, lo malgastamos.
Puntualizo. No me gusta utilizar la expresión “malgastar el tiempo” porque, si te paras a pensar, todos tenemos el mismo tiempo al día, 24 horas. El cómo las utilicemos es una decisión personal de cada uno de nosotros. Considero importante entender que cada cuál es libre de hacer con su tiempo lo que crea oportuno.
Solo cuando seas tú mismo/a quien tome conciencia de que el uso que haces de tu tiempo no te satisface, que te deja llevar por actividades que no te aportan nada o que no consiguen ordenar y priorizar tus tareas… entonces sí que serás consciente de ello.

Vamos entonces a procurar, que no sientas que estás malgastando tu tiempo y tomemos las medidas necesarias para hacer un cambio real. ¿Estás dispuesto? ¡Acción!

¿Por qué no es solo cuestión de herramientas?

Pues porque me parece fundamental entender que las herramientas nos ayudarán en este propósito, pero que no es lo único. La tecnología nos facilita mucho la vida en algunos sentidos, nos simplifica y automatiza tareas diarias.

Pero más allá de dichas herramientas, hay algo más importante que es, para empezar tu propio autocuidado y con esto me refiero a descansar y dormir bien, vigilar tu alimentación, hacer ejercicio, cuidar tu mente…bueno, todas esas cosas que seguro que ya sabes y que muchas veces posponemos.
No me quiero enrollar más por aquí, ¿nos vemos dentro del curso?

La productividad va de ti

Y como empieza en tu mente consciente, ser productivo y no ocupado pasa por despejar las siguientes preguntas (algunas quizás incómodas), aviso.

1. ¿No tienes tiempo o no tienes ganas?

Existen personas que por sus circunstancias no tienen realmente tiempo y otras que lo «dedican» a otras cosas, porque así lo deciden (ya sea consciente o inconscientemente).

2. Sin la mentalidad adecuada, no hacemos nada

Tú no puedes decir que quieres ser más productivo y optimizar tu tiempo, pero no estar dispuesto a reconocer para ti mismo/a y asumir que dedicas mucho de tu tiempo, a cosas que no te aportan nada y que sabes que no deberías estar haciendo.

3. No podemos «ganar tiempo», sino redistribuir el que hay

Tanto  la persona que es productiva, como la que no, dispone de las mismas horas. Es decir 24, por lo que no se puede «ganar» tiempo. Lo que tenemos que analizar es en qué estamos invirtiendo el tiempo y si eso nos acerca a la meta que nos hemos propuesto.

También es cierto que aquí cabe otra pregunta y es ¿tienes objetivos y metas establecidas? Entonces, se trata de identificar qué tareas estamos haciendo realmente. ¿Sientes que estás perdiendo el tiempo, que realmente no lo estás exprimiendo?

4. Las herramientas ayudan, si tú te comprometes

Las veremos más adelante (para no perder el hilo ahora), pero dale una vuelta a esto mientras tanto.

Ideas para conseguir la motivación necesaria en tu cambio

¿Sientes que haces mil cosas y no avanzas? Un día tras otro haciendo lo mismo en bucle

Los cuatro cuadrantes de Stephen Covey

Este cuadrante no es la base de la productividad, pero sí te ayuda a entender por qué no te sientes productivo. ¿Interesante, verdad?

Observa, las tareas son (o no) importantes y son (o no) urgentes. Partiendo de esta base, tenemos la tendencia a estar fuera del cuadrante en el que tendríamos que estar y sin embargo, estamos donde no deberíamos o en los 2 cuadrantes, que no deberíamos.
Como verás, en cada cuadrante hay unos ejemplo para que nos situemos mejor y comprendamos por qué nos sentimos improductivos.

Explicando el Cuadrante de Covey

En el cuadrante Q1 encontramos el trabajo que nos hemos planificado y que me he dicho que tengo que hacer ese día en concreto. Q1 es lo más urgente y lo más importante para ti. Hacer el trabajo con el que me he comprometido que iba a hacer para mi negocio.
¡Atención! A veces ocurren cosas urgentes (que no corresponden al Q3), que surgen de repente, pero que en realidad, si te detienes a pensarlo no son urgentes.

Cuadrante Q2. El trabajo que no es urgente pero sí importante, como es planificar acciones estratégicas para mi negocio. Acciones que me mantengan a salvo de riesgos, como tener actualizada la RGPD o la política de privacidad de mi web, las relaciones con mis clientes y por ejemplo, la formación continua. No es urgente, pero sí importante porque de ello depende la supervivencia de mi negocio.

Por otro lado en el cuadrante Q3, nos encontramos con temas o actividades urgentes pero no importantes, que es en el que estamos casi siempre. Ejemplo: Un colega de profesión que te llama o escribe para hacerte una consulta súper urgentísima, el mensaje del whatsapp, del grupo de turno, que comparte un formulario para no sé qué, o lo comentarios que te llegan en Instagram sobre una publicación que hiciste… Todas ellas desvían nuestra atención y las interpretamos como urgentes pero que no lo son en realidad.

Y por último, el peor de los cuadrantes, el Q4. Cuando caemos aquí, ya buff (no me sale otra expresión jeje)… Aquí hablamos de actividades de escape, no me refiero a que no podamos tener descansos, ¡claro que sí! Me refiero a esa necesidad imperiosa que te sobreviene cuando estás haciendo una tarea dentro de un bloque de tiempo y entras en ¿Facebook? a scrollear (de -scroll – deslizar) un rato, porque sí. Generalmente ese respiro se debe a que la tarea que tienes entre manos es quizás tediosa para ti y tu cerebro busca automáticamente «evadirse». Seamos sinceros, ni son actividades importantes, ni urgentes.

Y como te decía en los ejemplos del cuadrante Q3, las actividades de otros ya es el colmo de los colmos, esas consultas y llamadas que te venden como urgentes, pero que no lo son para ti, (probablemente para la otra persona, sí). Entonces lo que estás haciendo es trabajar en la agenda de otro.

¿Qué hacemos ahora con toda esa información?

Veámoslo gráficamente.

Q1 – HACERLO: Aquí es donde tienes que estar principalmente en tu día a día.
Q2- PLANIFICARLO: Las tareas no urgentes pero no importantes, organízalas y planifícalas, para hacerlas cuando tú decidas y pasen al Q1, de tal forma que sientas que tienes bien cogidas las riendas de tu negocio.
Q3 – DELEGARLO: o también el Plan B… Todas esas llamadas, consultas, etc.. que no son importantes, postérgalas, que no es otra cosa que buscarles cabida dentro de tu planificación o delégalas, si puedes hacerlo. Pero lo que nunca hagas es dejar de hacer lo que tienes que hacer, para ocuparte de esto.
Te invito a hacer la prueba. Descubrirás que si pasa el tiempo y no lo has hecho, tampoco se ha caído el cielo sobre ti, con lo cual, no era tan importante. Lo que si era importante es no haber caído en la trampa de dejar de hacer lo que sí es importante para ocuparte de las historias de otros.
Q4 – NO HACERLO: Pues eso…no puedo decírtelo de otra forma.

Teniendo todo esto claro, ahora ya no puedes mirar para otro lado, excepto para ti mismo y comprometerte contigo y con tu negocio. De ti depende que tu empresa sea próspera y eso ocurre por medio de la productividad.

¿Qué tal hasta aquí? Espero que estés tomando notas porque ¡seguimos!

Adopta la Mentalidad adecuada

Tienes que entender que tu tiempo es tu tiempo, tu negocio es tu negocio y el día tiene 24h para ti y para el resto de los mortales. Vamos a aprovecharlo, si eso es lo que tú quieres porque si no es así, no conseguiremos nada.
El quid de la cuestión radica en no responder correos intrascendentes, tipo suscripciones, que puedes ver en otro momento, no mientras trabajas, buscando nada en las redes sociales, publicando o comentando lo de otros, etc.
La mentalidad adecuada es ponerte en el foco de tu trabajo, en planificarte saber lo que tienes que hacer cada mes, cada semana y cada día y hacerlo sin esas distracciones.
¿Qué quieres hacerte tus propios huecos para descansar? ¡Por supuesto!
¿Quieres dedicarle un tiempo a las redes sociales porque es como tu mente se relaja? Perfecto. Dentro de unos límites y acotados en el tiempo: timeblocking.
Todo lo anterior, tatúatelo a fuego porque es la única forma de conseguir ser productivo. Claro, aquí hablamos de tener que cambiar nuestras dinámicas de trabajo y eso obviamente cuesta. Hay que hacer el hábito.

Tips para conseguir el cambio

1. Tomártelo como un reto personal. Si eres competitivo puede resultarte genial.

2. Más efectivo aún: Entender PARA QUÉ queremos ser más productivos (motivación).

3. Pensar en el beneficio que queremos y podemos obtener con ello.

4. Definir objetivos SMART concretos y medibles para ir viendo los resultados.

5. Ponerse premios y recompensas si los consigues. Bueno, más que premios, celebra que estás consiguiendo los resultados.

6. No soy amiga de los premios, pero pueden servir hasta adquirir hábitos.

Como resumen hasta aquí, te diría que no nos obsesionemos con la productividad porque si te «organizas en exceso», te supondrá un trabajo en sí mismo que te lleve más tiempo que otra cosa.

Las herramientas que te ayudan

Te comentaba al principio de este artículo, que las herramientas en sí mismas, no te ayudan si detrás no existe previamente una consciencia y una mentalidad adecuada. Por eso, lo he dejado para compartirlo ahora que ya estás más preparado. ¡Vamos allá!

Herramientas que te ayudan

TOGGL TRACK

Para medir en qué gastamos el tiempo. Tanto profesional como personalmente. Es el primer trabajo que tenemos que llevar a cabo para poder tomar decisiones correctas. No nos vamos a castigar con esto, porque de lo que se trata es de hacer una foto de la realidad, que después de un tiempo te permite ver dónde estás perdiendo tiempo.
Esta herramienta puede ser para uso personal o también para medir el tiempo de un equipo.

THUNDERBIRD

Multiplataforma para gestionar mejor nuestro correo electrónico. Si tienes varias cuentas puedes asociarlas y configurarlas para trabajar con subcarpetas, etc. También dispone de noticias, chat y calendario gratuito. Es de código abierto

TRELLO

Fantástica herramienta para la administración y organización de proyectos, que además tiene versiones disponibles tanto para iOS y Android. Se presenta en forma de tablero con columnas, en las que puedes distribuir las diferentes tarjetas, a modo de tareas e irlas moviendo entre columnas, como te digo, en función de su situación (pendientes, en curso o finalizadas).

GOOGLE CALENDAR – TIMEBLOCKING

A través de su calendario, Google te permite establecer bloques de tiempo, por medio de una técnica de productividad denominada «timeblocking» para la gestión del tiempo personal en la que un período de tiempo, normalmente un día o una semana, se divide en segmentos o bloques más pequeños para tareas específicas o pendientes. Recuerda, si no está en la agenda, no existe.

GOOGLE CHROME Y SUS EXTENSIONES

Para simplificar algunas tareas cotidianas. Son pequeños complementos que se instalan en el navegador.

LASTPASS

Es un gestor de contraseñas con una versión gratuita (más que suficiente), que almacena las contraseñas encriptadas en la nube. De esta forma, no necesitas estar acordándote de cada una de tus contraseñas y además puedes compartirlas, sin necesidad de que la otra persona tenga acceso a ellas. Herramienta muy interesante.

LOOM

Loom nos permite grabar vídeomensajes, con la posibilidad de grabarnos con la cámara o simplemente compartir un documento. Esta herramienta nos ahorra el hecho de tener que enviar emails o informes kilométricos a clientes , colaboradores o miembros del equipo. Una ventaja es que la persona que recibe un enlace del vídeo y no necesita darse de alta en la aplicación, ni tener cuenta en esta herramienta.

LIGHTSHOT

Extensión de Goggle Chrome para hacer pantallazos y enviarlos fácilmente. Seleccionas el área que quieres mostrar, copias o guardas y pegas en cualquier documento o correo electrónico. Se trata de simplificar.

PDF VIEWER

Otra extensión de Google Chrome que te permite abrir los pdf’s directamente del navegador.

CALENDLY

Es una herramienta de programación de citas automática. Una vez te das de alta y la configuras, solo tienes que compartir el enlace, con un posible cliente, colaborador o proveedor y él agendará la cita, cuando mejor le convenga, la anulará cambiará y lo que necesite. Además, le llegará incluso un recordatorio de dicha reunión. Atrás quedaron los seis correo de media, para ponernos de acuerdo con nuestra disponibilidad.

Además, si lo vinculas con Zoom, te despreocupas de la herramienta de videoconferencia que tendrás que usar.

Con estas herramientas puedes organizarte y simplificar mucho tu trabajo, para mejorar tu rendimiento. ¿Entiendes ahora que ser productivo no es estar ocupado? Vamos allá.

Algunos consejos más allá de las herramientas

La tecnología nos ayuda a optimizar nuestro tiempo, simplificar las tareas, automatizarlas, etc. Pero aquí vamos a ver cómo nos encontramos nosotros anímicamente, de salud, mentalmente, en el tiempo que estamos trabajando para ser más productivo.

👉Duerme y descansa. Poco o nada vas a conseguir si, en el tiempo que vas a estar trabajando estás cansado y no rindes como realmente podrías. Asúmelo.
Por mucho que te organices, por muchas herramientas que implementes, si no respetas tus horas de sueño y descanso, no podrás hacer nada. En cuanto al número de horas, hay mucho dicho. Hay quien recomienda 8h o mínimo 7h.

Recuerda que es momento en el cuerpo se resetea, reconecta para volver a estar listo al 100%. Por tanto es recomendable crear una rutina en la que te acuestes antes y madrugues. Últimamente se ha puesto de moda, levantarse a las 5 de la mañana para hacer ejercicio, meditar y estar un rato a solas contigo mismo, de tal forma que comienzas el día alineado mental y físicamente para afrontar la jornada de trabajo. A mí, me funciona y si te interesa, te recomiendo el libro «El Club de las 5». Recuerda: Establece una pauta sistemática decidida por ti.

Igualmente establece periodos de descanso a lo largo del día, que te permitan estirar las piernas, tomarte un tentempié, dar un pequeño paseo o simplemente asomarte a la terraza. No se trata de sentarse de 9 a 13, clavado a la silla, sin levantarse porque tampoco estaría siendo productivo, ya que no le estoy dando a mi cuerpo, ni a mi cabeza, un mínimo de descanso. Una cosa es trabajar con foco y otra cosa es la obsesión por hacer, hacer y hacer. Puedes establecer 5 minutos por cada hora o 15 minutos, cada dos. Lo mejor que se adapte a ti. Yo aplico este último y me funciona muy bien.

👉Mueve el cuerpo. No te pido que hagas deporte o ejercicio, lo digo para que entiendas que cada uno puede elegir la actividad física que no le dé mucha pereza.
En función de la edad que tengamos notaremos que el cuerpo se nos va anquilosando. No te estoy contando nada nuevo, con respecto a mantenerse activo pero también es cierto que hacerlo cuando no te gusta, es francamente una lata y tratar de evitarlo.

Genera un hábito con aquello que te haga sentirte bien. El ejercicio mínimo que puedes hacer es dar un paseo de hora u hora y media. Intégralo entonces en tu rutina y no, no me digas que no tienes tiempo, porque en lugar de ver dos episodios de tu serie en Netflix (¡te pillé!), puedes contribuir a mejorar el estado de tus músculos y tu circulación, el rendimiento de tu cerebro y en definitiva de tu estado de ánimo.

👉Cuida tu alimentación. De nuevo, no te digo «come esto sí y esto no», ya somos mayorcitos para saber qué alimentos son saludables y cuáles nos machacan.
Dirás que esto es una tontería, pero reconocerás que de vez en cuando es bueno que nos lo recuerden. Quizás justamente tú seas de esas personas que cuida mucho su alimentación. En este caso, no te aplica, pero la mayoría no cuida lo que come.


Si te sientes cansado y/o te gustaría perder unos kilos, no lo bases todo en el ejercicio porque buena parte de ese cansancio y sobre peso se debe a la mala alimentación. Y otra cosa súper importante es que, si decides modificar pautas alimentarias y de ejercicio lo hagas por salud, no por imagen. Hay una diferencia sutil pero radical, ¿por qué? porque será más fácil ponerte excusas y autosabotearte para no conseguir el hábito y no hacer el cambio que te propones. En cambio si lo haces tomando consciencia de tu salud verás que no solo es importante el ejercicio, sino que lo es mucho más cuidar de tu alimentación porque si la cuidáramos, apenas tendríamos que hacer ejercicio porque viviríamos equilibrados.

👉Cuida tu mente. No hablo de espiritualidad, ni que tengas que meditar a diario (que si lo incorporas y aquietas el ruido mental mejorará tu calma y tu templanza), pero sí que reserves espacios para estar en soledad y cuidar tus pensamientos.


Intenta identificar en qué puntos puedes estar más bajo e intentar trabajarlos porque si sufres de estrés, te preocupa alguna cosa y vives agobiado, no conseguirás ser productivo.
¿Cómo vas a saber que necesitas mejorar tu alimentación o hacer deporte, si no sacas 10 minutos para pensar en ello? Date cuenta de la locura diaria en la que vivimos (yo la primera) y recuerdo que he pasado temporadas intentando implementar nuevos hábitos y decir, ¡qué va si es que esto me obliga a parar!… pero a ver, si no tienes 5 minutos para ti, es para tirarse de un puente casi (figuradamente, aclaro), porque estoy siendo arrollada por el día a día y soy incapaz de tomar el autogobierno de mi vida.

¿Ni 5 minutos para reconocerme, ver qué me está ocurriendo y cómo tomar acción? Entender que desde la queja no consigo nada y que tengo que ser más proactiva.


Si no haces esto, llegará esa hora de problemas, de nuestros enrarecidos pensamientos, de historias, de ruido, de la casa, los hijos (quien los tenga), tu pareja, de la familia, del trabajo, de otros y hasta la biblia, quedándonos nosotros en último lugar, de esa cola de prioridades. Ufff, qué agobio. Así que por favor, ten en cuenta todo.

Bueno y ¿Y qué tal? Espero que te resulte útil este artículo, casi minicurso. Me encantaría que compartieras conmigo tus comentarios. ¿Cómo te organizas tú? ¿Tienes algún hábito que te gustaría compartir?

Si no encuentras la forma de hacerlo por ti mismo, hablemos. En olgafrias.com nos gusta ayudarte a conseguir tus objetivos. Recuerda que si tú no eres productivo, tu negocio y tu equipo tampoco lo será.

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